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失敗しないための準備

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事前の設計が大事

ワークフローシステムを導入する会社は増加しています。しかし、目的と効果を想定して導入しないと、コストの無駄遣いになってしまう事に注意しなければなりません。ワークフローシステムは、社内の全員が使用する共通のシステムです。目的や導入のねらいを定めなかった場合、本来のメリットを出すことができずに利用しにくくなってしまい、逆に工数がかかるなどの声が上がることになります。目的は主に、工数の削減です。ペーパーレスによるコストの削減の達成や決済状況や承認状況を可視化することにより停滞の防止などです。また、検索性の向上による工数削減や自動システムを利用することによる入力ミスの軽減なども挙げられます。そしてセキュリティ強化の対策もあります。しかしこれらを設計するだけでは不十分なのです。利用する人が利用しやすい環境でないと受け入れられないのです。毎日利用する社員を交えてシステム開発を行う事がベストになります。しかし現場のスタッフは、コスト度外視の要望を出すことが多くなっています。そのため、その意見を調和させてコストと照合させて一番効率的な方法を見出したうえで、システム開発を行う事が大事なのです。ワークフローシステムの開発には半年以上の時間をかけるべきなのです。しかし早期に導入する事とコストを最低限で賄う事を目的とするために、どうしてもパッケージ版をそのまま導入してしまう事も少なくないのです。ワークフローシステムは、導入そのものではなく、使用することを想定して目的を定めることが大事です。